Veel gestelde vragen

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon helpt de sociale veiligheid in de werkomgeving te bevorderen. In het kort  zijn de belangrijkste taken van een vertrouwenspersoon:

  • Opvang en begeleiding van klagers op het gebied van ongewenst gedrag
  • Voorlichting en informeren van medewerkers op het gebied van ongewenst gedrag
  • Gevraagd en ongevraagd advies aan het management op het gebied van ongewenst gedrag

Als medewerkers komen met een vraag, melding of klacht zoekt de vertrouwenspersoon samen met de medewerker naar oplossingen. Besproken wordt hoe de medewerker zelf een actieve rol kan spelen in de oplossing. Doorverwijzing naar speciale instantie of contact met een andere persoon binnen of buiten de organisatie behoort ook tot de mogelijkheden. De medewerker beslist hier in.

Een vertrouwenspersoon helpt dus mensen in de werkomgeving om iets te kunnen doen tegen ongewenste gedrag door middel van klachtafhandeling, voorlichting en beleidsadvisering.  Onder ongewenst gedrag vallen ongewenste omgangsvormen zoals seksuele intimidatie, agressie en geweld, discriminatie en pesten. Ook integriteitsschending behoort tot ongewenst gedrag.

Het is mogelijk om een aparte vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen en een aparte vertrouwenspersoon Integriteit aan te stellen. Steeds vaker worden deze twee domeinen gecombineerd in 1 vertrouwenspersoon. In sommige organisaties heeft het juist de voorkeur om een aparte vertrouwenspersoon Integriteit aan te stellen in het kader van een integriteitsbeleid waar specifieke juridische kennis gewenst is en speciale meldprocedures en/of klokkenluidersregelingen gelden.

 

Wat is ongewenst gedrag?

In feite bepaalt een medewerker wat ongewenst gedrag is. Wat voor de ene medewerker  een vorm van intimidatie is, kan door de ander afgedaan worden als een geintje. Speciale instanties zoals antidiscriminatiebureaus , college van de rechten van de mens, adviespunt klokkenluiders, zullen in  staat zijn om exact te bepalen of juridisch sprake is van strafbaar gedrag. Maar in de praktijk geldt dat iemand een bepaalde situatie als kwetsend, beledigend, pijnlijk of ongewenst ervaart. De mate waarin medewerkers zich sociaal veilig voelen en geen psychosociale arbeidsbelasting ervaren wordt in de praktijk gebruikt om te bepalen of er sprake is van ongewenst gedrag.

 

Is het verplicht om een vertrouwenspersoon  in een organisatie aan te stellen?

Een organisatie is op grond van de ARBO-wet verplicht om beleid te voeren gericht op voorkoming van psycho-sociale arbeidsbelasting. Onder psycho-sociale arbeidsbelasting wordt verstaan: seksuele intimidatie, agressie en geweld, discriminatie, pesten en werkdruk. Organisaties zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid ter voorkoming van psycho-sociale arbeidsbelasting.

De wijze waarop het bevoegd gezag van een organisatie dit beleid dient uit te voeren is niet omschreven. Wel dient de werkgever in geval van schending van de wet aan te kunnen tonen dat er beleid is gevoerd en wat het beleid behelst.

Met het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan het bevoegd gezag aantonen dat de organisatie beleid voert en actief handelt om een veilige en gezonde werkplek voor medewerkers te bewerkstelligen. Goed werkgeverschap en goed bestuur blijkt uit het nemen van maatregelen ter voorkoming van ongewenst gedrag.

In veel organisaties is het de praktijk dat het bevoegd gezag in samenspraak met het medezeggenschapsorgaan een klachtenregeling opstelt, een klachtencommissie instelt en een vertrouwenspersoon aanstelt.

 

Wat is het verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon?

De werkgever kan een interne of externe vertrouwenspersoon aanstellen ter voorkoming van ongewenst gedrag.  Een interne vertrouwenspersoon vervult deze rol naast zijn of haar professionele functie.  Dit kan een voordeel zijn, hij of zij is op de hoogte van wat er speelt in de organisatie en kan heel toegankelijk en laagdrempel zijn voor collega’s. Het kan ook nadelig zijn, zowel voor de  interne vertrouwenspersoon zelf als voor de medewerkers.  Een vertrouwelijke functie kan moeilijk te combineren zijn met collegialiteit en met andere functies en belangen.

Een externe vertrouwenspersoon wordt aangesteld door het bevoegd gezag van een organisatie en heeft vaak een formele verbintenis via een jaarcontract. Deze persoon staat verder af van de organisatie en dit zorgt voor een objectiever oordeel  en minder kans op belangenverstrengeling. Bij medewerkers ligt de  drempel vaak lager om  aan te kloppen bij een externe vertrouwenspersoon, vooral als er problemen zijn die samenhangen met leidinggevenden of collega’s.  In geval van vakantie of ziekte van een extern vertrouwenspersoon kan via het netwerk van vertrouwenspersonen een vervanging worden geregeld.

Het is in ieder geval belangrijk om zorgvuldig na te denken over de keuze voor een geschikte vertrouwenspersoon.

 

Wat is het verschil tussen een vertrouwenspersoon en een counselor?

Een vertrouwenspersoon is een steeds meer ingeburgerde functie, met een eigen branchevereniging (Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen) en een model functieomschrijving en gedragscode.

Een counselor is een klankbord, raadgever, adviseur, coach die mensen helpt bij vraagstukken rondom arbeid en geestelijk welzijn van medewerkers in hun werkomgeving. In feite is het een evolutie van een oude functie die steeds in verschillende gedaantes in de werkomgeving aanwezig is geweest. Denk aan de functie van geestelijk verzorger, bedrijfsmaatschappelijk werker en personeelsfunctionaris. Ook een bedrijfsarts kan de rol vervullen van klankbord op het gebied van geestelijk welzijn.

Het werkdomein van een vertrouwenspersoon is helder omschreven door de branchevereniging en in de beroepspraktijk.  Het betreft ongewenste omgangsvormen en integriteit. Dit betekent feitelijk dat in geval van arbeidsconflicten of werkdruk de vertrouwenspersoon niets zou kunnen doen.

Het domein van een counselor is het veel bredere en daarmee een vager gebied van geestelijk welzijn. Slachtoffer zijn van ongewenst gedrag heeft zeker effect op het geestelijk welzijn van een medewerker. Maar daarnaast zijn er nog andere factoren die het geestelijk welzijn beïnvloeden. Zoals  de mate van voldoening die een medewerker uit het werk haalt, de mate waarin medewerkers zich bekwaam voelen om hun eigen problemen op te kunnen lossen, de mogelijkheid om talenten in te kunnen zetten, stress en werkdruk.

Geestelijk welzijn is de mate van tevredenheid over:

  • het vermogen om talenten en potentieel te ontwikkelen, creatief en productief te zijn;
  • het vermogen om positieve relaties aan te gaan en te onderhouden;
  • het vermogen om problemen op te lossen;
  • het vermogen om een goede balans te vinden tussen stressoren en energiebronnen.

Op allerlei terreinen van geestelijk welzijn zijn specialisten die kunnen worden ingeschakeld in geval van problemen. Echter, als er nog geen echt probleem is, of als een medewerker eerst advies wil inwinnen, of de situatie zelf nog niet goed kan inschatten, is een algemene klankbord en counselingsfunctie wenselijk. Na het eerste gesprek kan samen worden bekeken of er doorverwijzing naar een specialist  nodig is. En het is ook goed mogelijk dat door een of meerdere counselingsgesprekken er voldoende ruimte is ontstaan bij de medewerker om zelf weer verder te kunnen.

 

Wat levert een vertrouwenspersoon of counselor op? Wat is het resultaat?

Een vertrouwenspersoon en counselor dragen bij aan een sociaal veilige werkomgeving en meer werkplezier. Dit leidt tot een beter functioneren van medewerkers en tot betere resultaten voor uw organisatie. Het voorkomt uitval, ziekteverzuim en stress. De kosten van uitval van medewerkers zijn door een grote werkgever berekend op gemiddeld  €250 per medewerker per dag.  Niet alleen vanuit goed werkgeverschap maar ook vanuit kostenmotieven wilt u natuurlijk het verzuim in uw organisatie zoveel mogelijk voorkomen  en beperken.

In geval van “bij ons speelt zoiets niet”  of “in onze organisatie hoor ik nooit klachten”, kan het ook zijn dat er juist geen veilige cultuur heerst waarin medewerkers kunnen spreken over wat hun belemmert om veilig en plezierig te werken.  Misschien levert het aanstellen van een vertrouwenspersoon juist wel veel klachten op. En leidt het aanstellen van een werk-counselor tot veel counselingsgesprekken.  Dit is in ieder geval een teken dat medewerkers over lastige onderwerpen durven te praten. Het bespreken van integriteitsschendingen en onderwerpen zoals intimidatie, pesten en agressie is niet makkelijk. Ook spreken over het geestelijk welzijn is lastig. Een laagdrempelige ondersteuning hiervoor helpt medewerkers om weer op een goede en plezierige manier te functioneren.

Door een overeenkomst met een vertrouwenspersoon en counselor kunt u aantonen dat u actief handelt om psychosociale arbeidsbelasting in uw organisatie te voorkomen danwel te verminderen. U bent voorzien van gedegen advies over preventieve maatregelen en bent u voorbereid op mogelijke klachten.

Door o.a. een gedragscode, scholing, en aansluiting bij de beroepsvereniging LVV (Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen) wordt zoveel mogelijk gegarandeerd dat een vertrouwenspersoon ook compleet te vertrouwen is. Daarbij is persoonlijk vertrouwen tussen de klant – de werkgever-  en de vertrouwenspersoon van groot belang.

 

Hoe werkt het, wat kost het en wat krijg ik er voor?

Werkwijze:

U kunt contact opnemen voor een eerste vrijblijvend oriënterend gesprek .Tijdens dit gesprek, of tijdens een gesprek daarna,  kunt u mij kennis laten maken met de sleutelfiguren in uw organisatie (P&O, Arbocoördinator, management/ leidinggevenden, OR (voorzitter). Daarna besluit u of u een overeenkomst aan wilt gaan, waarin een vertrouwde relatie met elkaar wordt opgebouwd en u aantoonbaar beleid voert op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting. Dit heeft een preventieve werking op de werkomgeving voor uw medewerkers. U kunt ook kiezen om  pas gebruik te maken van counselingsgesprekken in geval van daadwerkelijke vraagstukken bij medewerkers. Afspraken worden dan apart met de medewerker ingepland en gefactureerd.

Na het besluit om met elkaar in zee te gaan worden de afspraken vastgelegd in een overeenkomst. Deze wordt in principe voor een jaar afgesloten met daarna jaarlijkse verlenging en jaarlijks mogelijkheid tot opzeggen. Afhankelijk van uw wensen kunnen verschillende soorten diensten in de overeenkomst worden opgenomen. U kunt hierbij denken aan het opzetten van nieuw beleid rond ongewenst gedrag en/of geestelijk welzijn, het toetsen van bestaand beleid, het beschikbaar zijn voor klachten, meldingen en gesprekken. Ook het (gezamenlijk) organiseren van voorlichting,  via personeelsblad en/ of intranet,  via bijeenkomsten is mogelijk.

Medewerkers dienen hun vertrouwenspersoon volledig in vertrouwen te kunnen nemen. Integriteit en vertrouwelijkheid staan centraal; het contact moet voor de medewerker veilig zijn. Er wordt zonder toestemming van de medewerker geen enkele informatie naar buiten gebracht, tenzij in zeer extreme situaties van grote dreiging of van misdrijf.

Kosten:

De kosten voor een jaarcontract zijn afhankelijk van het aantal medewerkers en de aard van activiteiten die worden overeengekomen. U betaalt jaarlijks een beschikbaarheidsbedrag. Daarbij komen de kosten voor de tijd die wordt besteed aan gesprekken met uw medewerkers; deze worden apart gefactureerd op basis van de daadwerkelijk gemaakte uren.  Zo betaalt u alleen voor de gesprekken die daadwerkelijk worden afgenomen.

U ontvangt:

Bij een algemene overeenkomst vertrouwenspersoon ontvangt u :

  • het recenseren van de regeling die door werkgever is gemaakt.
  • introductie van de vertrouwenspersoon in personeelsorgaan of anderszins
  • een gesprek met leidinggevenden over preventie als het gaat om ongewenst gedrag.
  • twee maal een bezoek aan het werkoverleg van werkeenheden die door de werkgever worden benoemd.
  • toezending van een nieuwsbrief twee keer per jaar.
  • Aanleveren van de tekst voor het jaarverslag.